प्रशासनिक खर्च

प्रशासनिक खर्च क्या हैं?

प्रशासनिक खर्च सामान्य ओवरहेड लागत होते हैं, जो बिज़नेस के संचालन के सामान्य दौर में होता है, जो सीधे माल या सेवाओं के उत्पादन से जुड़े नहीं होते हैं. ये खर्च संगठन के समग्र बुनियादी ढांचे और रोजमर्रा के कामकाज को सपोर्ट करते हैं और आमतौर पर कॉर्पोरेट स्टाफ की सेलरी (जैसे एग्जीक्यूटिव, एचआर और फाइनेंस टीम), ऑफिस रेंट, यूटिलिटी, इंश्योरेंस, कानूनी और प्रोफेशनल फीस और ऑफिस इक्विपमेंट पर डेप्रिसिएशन जैसे आइटम शामिल होते हैं. बिक्री या निर्माण के खर्चों के विपरीत, प्रशासनिक खर्च निर्धारित होते हैं और उत्पादन की मात्रा या बिक्री गतिविधि के बावजूद अपेक्षाकृत स्थिर रहते हैं. इन्हें ऑपरेटिंग खर्चों के तहत इनकम स्टेटमेंट पर रिकॉर्ड किया जाता है और फाइनेंशियल रिपोर्टिंग, बजट और टैक्स प्लानिंग के लिए महत्वपूर्ण है. प्रशासनिक खर्चों का कुशल प्रबंधन परिचालन मार्जिन में सुधार करने में मदद करता है और निवेशकों और हितधारकों को मजबूत आंतरिक लागत नियंत्रण का संकेत देता है.

फाइनेंशियल रिपोर्टिंग में वे क्यों महत्वपूर्ण हैं?

प्रशासनिक खर्च फाइनेंशियल रिपोर्टिंग में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं, क्योंकि वे मुख्य उत्पादन और बिक्री कार्यों से परे, बिज़नेस चलाने के लिए आवश्यक अप्रत्यक्ष लागतों की स्पष्ट तस्वीर प्रदान करते हैं. इन खर्चों की सटीक रिपोर्टिंग पारदर्शिता सुनिश्चित करती है और स्टेकहोल्डर्स को कंपनी के आंतरिक संचालन की दक्षता का आकलन करने में मदद करती है. फाइनेंशियल एनालिसिस के दृष्टिकोण से, प्रशासनिक खर्चों को ट्रैक करने से निवेशकों, विश्लेषकों और मैनेजमेंट को यह मूल्यांकन करने की अनुमति मिलती है कि कंपनी अपने ओवरहेड को कैसे अच्छी तरह से नियंत्रित करती है और संसाधनों को आवंटित करती है. अत्यधिक या खराब रूप से प्रबंधित प्रशासनिक लागत लाभ को कम कर सकती है, भले ही राजस्व मजबूत हो, जिससे उन्हें ऑपरेटिंग इनकम और नेट प्रॉफिट मार्जिन की गणना करने में एक महत्वपूर्ण कारक बन जाता है. इसके अलावा, टैक्स के उद्देश्यों के लिए, अधिकांश प्रशासनिक खर्च लागू कानूनों के तहत कटौती योग्य हैं, जो सीधे कंपनी की टैक्स योग्य आय को प्रभावित करता है. इसलिए, प्रशासनिक खर्चों का विस्तृत और निरंतर प्रकटन फाइनेंशियल स्टेटमेंट की विश्वसनीयता को बढ़ाता है और उन रिपोर्ट पर निर्भर सभी पक्षों द्वारा सूचित निर्णय लेने में सहायता करता है.

प्रशासनिक खर्चों की कैटेगरी

प्रशासनिक खर्चों को व्यापक रूप से कई प्रमुख क्षेत्रों में वर्गीकृत किया जा सकता है, जो बिज़नेस के दैनिक संचालन को बनाए रखने के लिए आवश्यक ओवरहेड लागतों को सामूहिक रूप से प्रतिनिधित्व करते हैं. इन कैटेगरी में शामिल हैं:

• जनरल ऑफिस के खर्च: यह ऑफिस को चालू रखने के लिए आवश्यक किराए, उपयोगिताओं, ऑफिस सप्लाई, इंश्योरेंस प्रीमियम, मेंटेनेंस और प्रशासनिक लाइसेंस को कवर करता है.
• प्रशासनिक कर्मचारियों के वेतन और वेतन: इसमें एग्जीक्यूटिव, फाइनेंस टीम के सदस्य, एचआर, कम्प्लायंस ऑफिसर और एडमिनिस्ट्रेटिव असिस्टेंट जैसे नॉन-प्रोडक्शन कर्मियों के लिए क्षतिपूर्ति शामिल है.
• प्रोफेशनल और लीगल फीस: विशेष बिज़नेस कार्यों के लिए बाहरी कंसल्टेंट, ऑडिटर, कानूनी सलाहकार, टैक्स प्रोफेशनल और अन्य सेवा प्रदाताओं को किए गए भुगतान.
• डेप्रिसिएशन और एमोर्टाइज़ेशन: ऑफिस फर्नीचर, कंप्यूटर और प्रशासनिक उपकरणों के धीरे-धीरे टूट-फूट या अप्रचलित होने से होने वाले नॉन-कैश खर्च.
• संचार और प्रौद्योगिकी लागत: प्रशासनिक टीमों द्वारा इस्तेमाल किए जाने वाले इंटरनेट, टेलीफोनी, एंटरप्राइज़ सॉफ्टवेयर सब्सक्रिप्शन और डिजिटल इन्फ्रास्ट्रक्चर से संबंधित खर्च.

एडमिनिस्ट्रेटिव बनाम ऑपरेटिंग बनाम सेलिंग खर्च

प्रशासनिक खर्चों को कैसे रिकॉर्ड किया जाता है

आंतरिक बिज़नेस ऑपरेशन को बनाए रखने की लागत को दर्शाने के लिए प्रशासनिक खर्चों को कंपनी के फाइनेंशियल स्टेटमेंट में व्यवस्थित रूप से रिकॉर्ड किया जाता है. उनकी रिकॉर्डिंग के प्रमुख पहलुओं में शामिल हैं:

• इनकम स्टेटमेंट का वर्गीकरण: प्रशासनिक खर्चों को इनकम स्टेटमेंट के "ऑपरेटिंग एक्सपेंस" सेक्शन के तहत रिपोर्ट किया जाता है, आमतौर पर एक अलग लाइन आइटम के रूप में बिक्री या वितरण लागत से अलग होता है. ऑपरेटिंग प्रॉफिट (EBIT) प्राप्त करने के लिए उन्हें सकल लाभ से काटा जाता है.
• एक्रुअल अकाउंटिंग ट्रीटमेंट: अकाउंटिंग के अक्रूअल बेसिस के तहत, मैचिंग प्रिंसिपल के साथ भुगतान-सुनिश्चित अलाइनमेंट के दौरान न होने पर प्रशासनिक खर्चों को मान्यता दी जाती है.
• बजट आवंटन: कंपनियां आमतौर पर भविष्य के खर्च का अनुमान लगाने के लिए ऐतिहासिक डेटा और रणनीतिक पूर्वानुमानों का उपयोग करके प्रशासनिक खर्चों के लिए वार्षिक बजट का एक हिस्सा असाइन करती हैं.
• लागत केंद्र: आंतरिक ट्रैकिंग के लिए, कई बिज़नेस विभागीय दक्षता की निगरानी और नियंत्रण के लिए विशिष्ट विभागों या लागत केंद्रों (जैसे, एचआर, फाइनेंस, अनुपालन) को प्रशासनिक खर्च आवंटित करते हैं.
• कैश फ्लो स्टेटमेंट का प्रभाव: क्योंकि अधिकांश प्रशासनिक खर्चों में कैश आउटफ्लो शामिल होता है, इसलिए भुगतान किए जाने पर वे कैश फ्लो स्टेटमेंट के "ऑपरेटिंग एक्टिविटीज़" सेक्शन में दिखाई देते हैं.

लाभ पर प्रशासनिक खर्चों का प्रभाव

प्रशासनिक खर्च सीधे कंपनी के लाभ को प्रभावित करते हैं, विशेष रूप से इसके ऑपरेटिंग और नेट प्रॉफिट मार्जिन. निम्नलिखित बिंदुओं पर प्रकाश डालते हैं कि कैसे:

• ऑपरेटिंग लाभ में कमी: चूंकि प्रशासनिक खर्चों को इनकम स्टेटमेंट पर सकल लाभ से काटा जाता है, इसलिए उच्च एडमिन लागत ऑपरेटिंग इनकम (EBIT) को कम करती है, जो समग्र फाइनेंशियल परफॉर्मेंस को प्रभावित करती है.
• सकल लाभ पर कोई प्रभाव नहीं: ये खर्च बेचे गए माल (COG) की लागत में शामिल नहीं हैं, इसलिए वे सकल लाभ को प्रभावित नहीं करते हैं, लेकिन निवल लाभ को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित करते हैं.
• एफिशिएंसी इंडिकेटर: राजस्व के लिए प्रशासनिक खर्चों का उच्च अनुपात अकुशलता या ब्लोटेड ओवरहेड का संकेत दे सकता है, जो फाइनेंशियल विश्लेषण के दौरान निवेशकों को रोक सकता है या लाल ध्वज बढ़ा सकता है.
• स्ट्रेटेजिक एक्सपेंस मैनेजमेंट: एडमिन खर्चों को नियंत्रित करना (ऑटोमेशन, आउटसोर्सिंग या फिर से बातचीत करने वाले कॉन्ट्रैक्ट के माध्यम से) मार्जिन में सुधार और निवेश पर बेहतर रिटर्न (आरओआई) का कारण बन सकता है.
• स्केलेबिलिटी पर विचार: बढ़ते बिज़नेस में, एडमिन के खर्चों को कुशलतापूर्वक बढ़ाना चाहिए. अगर ये लागत आय से अधिक बढ़ जाती है, तो इससे ऑपरेशनल स्ट्रेन हो सकता है.

विभिन्न उद्योगों में प्रशासनिक खर्च

ऑपरेशनल स्ट्रक्चर, वर्कफोर्स की रचना और बिज़नेस मॉडल में अंतर के कारण प्रशासनिक खर्चों की प्रकृति और अनुपात में काफी अंतर हो सकता है. उद्योग-विशिष्ट प्रमुख जानकारी में शामिल हैं:

• सेवा उद्योग: कंसल्टिंग, कानून, शिक्षा और फाइनेंस जैसे क्षेत्रों में, प्रशासनिक खर्च कुल लागत का एक बड़ा हिस्सा बनते हैं क्योंकि ऑपरेशन लोक-केंद्रित होते हैं. सैलरी, ऑफिस रेंट और प्रोफेशनल फीस अक्सर एडमिन की लागत पर प्रभाव डालती हैं.
• विनिर्माण उद्योग: प्रशासनिक खर्च आमतौर पर प्रोडक्शन से संबंधित लागतों की तुलना में कुल खर्चों का एक छोटा हिस्सा होता है. हालांकि, हेड ऑफिस अभी भी कम्प्लायंस, फाइनेंस और एचआर जैसे कार्य एडमिन लागत में योगदान देते हैं.
• रिटेल सेक्टर: पॉइंट-ऑफ-सेल ऑपरेशन और इन्वेंटरी मैनेजमेंट पर अधिक ध्यान देने के साथ एडमिन खर्च मध्यम होते हैं. हालांकि, कॉर्पोरेट ऑफिस रेंट, आईटी सपोर्ट और एग्जीक्यूटिव सेलरी जैसे खर्च अभी भी महत्वपूर्ण हैं.
• टेक्नोलॉजी और स्टार्टअप: शुरुआती चरणों में, सेटअप लागत, कानूनी संरचना, लाइसेंसिंग और प्रोफेशनल सेवाओं के कारण प्रशासनिक खर्च अधिक हो सकते हैं. जैसे-जैसे कंपनी बढ़ती है, ये लागतें राजस्व की प्रति यूनिट अधिक कुशल हो जाती हैं.

दक्षता को प्रभावित किए बिना प्रशासनिक खर्चों को कैसे कम करें

परिचालन प्रभावशीलता को बनाए रखते समय प्रशासनिक खर्चों को कम करने के लिए रणनीतिक योजना और प्रौद्योगिकी के स्मार्ट उपयोग की आवश्यकता होती है. यहां प्रमुख दृष्टिकोण दिए गए हैं:

• प्रोसेस ऑटोमेशन: पेरोल प्रोसेसिंग, इनवॉइस मैनेजमेंट और एम्प्लॉई ऑनबोर्डिंग जैसे बार-बार किए जाने वाले कार्यों को ऑटोमेट करना श्रम लागत को काफी कम कर सकता है और मानव त्रुटि को कम कर सकता है.
• नॉन-कोर फंक्शन की आउटसोर्सिंग: विशेष सेवा प्रदाताओं को आईटी सपोर्ट, अकाउंटिंग और कानूनी अनुपालन जैसे कार्यों को सौंपने से निश्चित ओवरहेड को कम करने और उन्हें वेरिएबल लागत में बदलने में मदद मिलती है.
• रिमोट वर्क पॉलिसी को लागू करना: कर्मचारियों को घर से काम करने की अनुमति देने से बड़े ऑफिस स्पेस की आवश्यकता कम हो सकती है, जिससे किराए, उपयोगिताओं और संबंधित ओवरहेड पर बचत हो सकती है.
• वेंडर कॉन्ट्रैक्ट की समीक्षा करना: समय-समय पर सर्विस कॉन्ट्रैक्ट (जैसे, इंश्योरेंस, इंटरनेट, ऑफिस मेंटेनेंस) पर फिर से बातचीत करने से बचत को खोल सकता है और सर्विस क्वालिटी में सुधार हो सकता है.
• अनावश्यकताओं को समाप्त करना: प्रशासनिक कार्यप्रवाह को सुव्यवस्थित करना और डुप्लीकेट भूमिकाओं या प्रोसेस को दूर करना अनावश्यक लागतों से बचने में मदद करता है.

प्रशासनिक खर्चों की रिपोर्ट करने में सामान्य गलतियां

फाइनेंशियल स्पष्टता के लिए प्रशासनिक खर्चों की सटीक रिपोर्टिंग महत्वपूर्ण है, लेकिन बिज़नेस अक्सर ऐसी गलतियों से बचते हैं जो फाइनेंशियल विश्लेषण और टैक्स अनुपालन को विकृत कर सकते हैं. प्रमुख गलतियों में शामिल हैं:

• खर्चों का गलत वर्गीकरण: सबसे आम गलतियों में से एक है प्रशासनिक खर्चों के तहत बिक्री या उत्पादन लागत को रिकॉर्ड करना, या इसके विपरीत, जो गलत लाभ गणना और बजट में बदलाव का कारण बनता है.
• फिक्स्ड और वेरिएबल लागत को अलग करने में विफलता: फिक्स्ड एडमिन लागत (जैसे किराए) और वेरिएबल (जैसे ऑफिस सप्लाई) के बीच अंतर न करने से पूर्वानुमान और लागत नियंत्रण अधिक कठिन हो जाता है.
• दोहरी प्रविष्टि या डुप्लीकेशन: मैनुअल डेटा एंट्री या खराब रूप से कॉन्फिगर किए गए अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर में त्रुटियों के कारण डुप्लीकेट एंट्री हो सकती है, जिससे कुल एडमिन खर्च बढ़ सकते हैं.
• एक्रूअल और प्रीपेड खर्चों को अनदेखा करना: उपार्जित प्रशासनिक लागतों को रिकॉर्ड करने या प्रीपेड एडमिन खर्चों को ठीक से एमॉर्टाइज़ करने में विफल रहने से अवधि की रिपोर्टिंग में मिसमैच हो सकता है.
• डॉक्यूमेंटेशन की कमी: एडमिन खर्चों के लिए अनुपलब्ध या अधूरे डॉक्यूमेंटेशन के कारण ऑडिट के दौरान अनुमति हो सकती है और टैक्स कानूनों के तहत ऐसे खर्चों की कटौती को प्रभावित कर सकता है.

प्रशासनिक खर्चों को ट्रैक करने का महत्व

किसी संगठन के सभी स्तरों पर वित्तीय अनुशासन और परिचालन पारदर्शिता बनाए रखने के लिए प्रशासनिक खर्चों को ट्रैक करना आवश्यक है. प्रमुख कारणों में शामिल हैं:

• लागत नियंत्रण और बजट: एडमिन खर्चों की निगरानी करने से अधिक खर्च करने, बजट सीमाओं को लागू करने और कुल लागत दक्षता में सुधार करने में मदद मिलती है.
• लाभप्रदता विश्लेषण: चूंकि प्रशासनिक खर्च सीधे ऑपरेटिंग और नेट प्रॉफिट मार्जिन को प्रभावित करते हैं, इसलिए उन्हें ट्रैक करने से बिज़नेस को सही लाभ का आकलन करने और आवश्यक एडजस्टमेंट करने में सक्षम बनता है.
• रणनीतिक निर्णय लेना: सटीक एक्सपेंस डेटा बेहतर फाइनेंशियल पूर्वानुमान, संसाधन आवंटन और विकास या पुनर्गठन के लिए रणनीतिक योजना को सपोर्ट करता है.
• इन्वेस्टर और लेंडर का विश्वास: अच्छी तरह से डॉक्यूमेंटेड और नियंत्रित एडमिन लागत मजबूत गवर्नेंस और ऑपरेशनल मेच्योरिटी का संकेत देते हैं, जो निवेशकों, बैंकों और अन्य हितधारकों के बीच विश्वास को बढ़ा सकते हैं.
• नियामक अनुपालन और टैक्स कटौतियां: उचित ट्रैकिंग यह सुनिश्चित करती है कि खर्चों को बिल और डॉक्यूमेंटेशन द्वारा समर्थित किया जाता है, जिससे आसान ऑडिट की सुविधा मिलती है और वैध टैक्स कटौतियों को सक्षम बनाता है.

रियल-लाइफ केस स्टडी: एक कंपनी ने 30% तक एडमिन की लागत को कैसे कम किया

एक मिड-साइज़ इंडियन एसएएएस (सॉफ्टवेयर-एज़-ए-सर्विस) कंपनी, टेक्नोवा सॉल्यूशंस, इसका एक मजबूत उदाहरण प्रदान करता है कि कार्यप्रदर्शन या कर्मचारी की संतुष्टि को त्याग किए बिना, रणनीतिक हस्तक्षेप प्रशासनिक खर्चों में महत्वपूर्ण कमी कैसे कर सकते हैं. कम लाभ मार्जिन और बढ़ते ओवरहेड का सामना करते हुए, कंपनी के सीएफओ ने कम से कम 25% तक प्रशासनिक खर्चों को कम करने के लक्ष्य के साथ छह महीने का कॉस्ट-ऑप्टिमाइज़ेशन प्रोजेक्ट शुरू किया. यहां जानें कि उन्होंने 30% की कमी कैसे प्राप्त की:

• हाइब्रिड कार्य मॉडल अपनाया गया: अपने 60% स्टाफ को दूर से काम करने की अनुमति देकर, टेक्नोवा ने अपने कॉर्पोरेट ऑफिस स्पेस को कम किया, मासिक किराया और यूटिलिटी की लागत को वार्षिक रूप से ₹4.8 लाख तक कम किया.
• ऑटोमेटेड एचआर और पेरोल फंक्शन: कंपनी ने क्लाउड-आधारित एचआरएमएस और पेरोल सॉफ्टवेयर लागू किया, जो मैनुअल प्रोसेसिंग की आवश्यकता को दूर करती है और एचआर टीम के साइज़ को 20% तक कम करती है, जो प्रति माह लगभग ₹3 लाख की बचत करती है.
• कंसोलिडेटेड वेंडर कॉन्ट्रैक्ट: सफाई, आईटी सपोर्ट और ऑफिस मेंटेनेंस के लिए कई सर्विस कॉन्ट्रैक्ट कम वेंडर्स से बंडल्ड सर्विसेज़ के साथ फिर से बातचीत की गई. इससे आउटसोर्स किए गए एडमिन की लागत में 15% की कमी आई.
• डिजिटल डॉक्यूमेंटेशन में शिफ्ट हो गया: ई-सिग्नेचर, क्लाउड स्टोरेज और डिजिटल इनवॉइसिंग में जाकर पेपर का उपयोग, प्रिंटिंग और कूरियर की लागत में कमी की गई. इससे अनुपालन में भी सुधार हुआ और ऑडिट तैयार करने का समय भी कम हो गया.
• बिना इस्तेमाल किए गए सॉफ्टवेयर सब्सक्रिप्शन हटाए गए हैं: लाइसेंस ऑडिट से पता चला है कि कम उपयोग किए गए टूल्स और एसएएएस प्लेटफॉर्म पर प्रति माह ₹1.2 लाख खर्च किए जा रहे हैं. इन्हें तुरंत कैंसल या डाउनग्रेड किया गया था.

निष्कर्ष

प्रशासनिक खर्च आकर्षक नहीं हो सकते, लेकिन वे हर कार्यरत संगठन की रीढ़ हैं. लाइट्स को ऑफिस में रखने से लेकर कानूनी और नियामक आवश्यकताओं का अनुपालन सुनिश्चित करने तक, ये लागतें बिज़नेस को आसानी से चलाने में सक्षम बनाती हैं. हालांकि वे सीधे राजस्व नहीं कमाते हैं, लेकिन वे सभी राजस्व-उत्पन्न गतिविधियों को सपोर्ट करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं. यही कारण है कि स्थायी लाभ और लंबी अवधि के विकास के लक्ष्य वाली किसी भी कंपनी के लिए प्रशासनिक खर्चों को ट्रैक करना, मैनेज करना और ऑप्टिमाइज़ करना महत्वपूर्ण है. इन खर्चों की प्रकृति, वर्गीकरण और फाइनेंशियल प्रभाव को समझकर, बिज़नेस सूचित निर्णय ले सकते हैं, लागत-बचत के अवसरों की पहचान कर सकते हैं और ऑपरेशनल दक्षता में सुधार कर सकते हैं. चाहे आप एक छोटे स्टार्टअप हों या बहु-राष्ट्रीय उद्यम की देखरेख करने वाला सीएफओ हों, प्रशासनिक खर्चों पर नियंत्रण रखना केवल लागत को कम करने के बारे में नहीं है- यह एक स्मार्ट, लर्नर और अधिक लचीला संगठन बनाने के बारे में है.