એકાઉન્ટ રિસીવેબલ એજિંગ એ એક ફાઇનાન્શિયલ મેનેજમેન્ટ ટૂલ છે જે વણચૂકવેલ સમયના આધારે કંપનીના બાકી બિલને વર્ગીકૃત કરે છે. આ રિપોર્ટ સામાન્ય રીતે સમયના અંતરાલમાં વિભાજિત કરવામાં આવે છે, જેમ કે 0-30 દિવસ, 31-60 દિવસ, 61-90 દિવસ અને 90 દિવસથી વધુ.
તે વ્યવસાયોને તેમની વણચૂકવેલ પ્રાપ્તિઓનું સ્પષ્ટ દૃશ્ય પ્રદાન કરે છે, જે તેમને ગ્રાહક ચુકવણીની આદતોનું નિરીક્ષણ કરવામાં, ક્રેડિટ જોખમોનું મૂલ્યાંકન કરવામાં અને રોકડ પ્રવાહને અસરકારક રીતે મેનેજ કરવામાં મદદ કરે છે. ઓવરડ્યૂ એકાઉન્ટની ઓળખ કરીને, કંપનીઓ ચુકવણી પર ફૉલો અપ કરવા અથવા ક્રેડિટની શરતોમાં સુધારો કરવા, સ્વસ્થ રોકડ પ્રવાહ સુનિશ્ચિત કરવા અને ખરાબ દેવાના જોખમને ઘટાડવા જેવા યોગ્ય પગલાં લઈ શકે છે.
પ્રાપ્ત થઈ રહેલા એકાઉન્ટનો હેતુ
- કૅશ ફ્લો મેનેજમેન્ટ: ચુકવણી ક્યારે ચૂકવવાપાત્ર છે અને તેઓ કેટલા સમય સુધી બાકી છે તે સમજીને, કંપનીઓ કૅશ ફ્લોની વધુ સારી આગાહી કરી શકે છે. જો ઘણા બધા એકાઉન્ટ વિસ્તૃત સમયગાળા માટે વણચૂકવેલ હોય, તો તે કંપનીની લિક્વિડિટીને તણાવ આપી શકે છે.
- કસ્ટમર ક્રેડિટ યોગ્યતા: એજિંગ રિપોર્ટ એ નિર્ધારિત કરવામાં મદદ કરે છે કે કયા ગ્રાહકો વિશ્વસનીય છે અને ચુકવણી કરવામાં સતત વિલંબ થાય છે. ઓવરડ્યૂ ચુકવણીની હિસ્ટ્રી કંપનીને ક્રેડિટની શરતોનું પુનઃમૂલ્યાંકન કરવા અથવા કેટલાક ગ્રાહકોને આપેલી ક્રેડિટ મર્યાદાને ઘટાડવા માટે પ્રેરિત કરી શકે છે.
- ખરાબ ડેબ્ટ અંદાજ: લાંબા ઓવરડ્યૂ એકાઉન્ટ (સામાન્ય રીતે 90 દિવસથી વધુ) ખરાબ ડેબ્ટ બનવાની સંભાવના વધુ છે. એજિંગ રિપોર્ટ આ સંભવિત રીતે અયોગ્ય પ્રાપ્તિઓને ઓળખવામાં મદદ કરે છે, જેને પછી કલેક્શન એજન્સીઓને લખી શકાય છે અથવા આપી શકાય છે.
- ઇન્ટરનલ પરફોર્મન્સ રિવ્યૂ: તે વ્યવસાયોને ઇનવોઇસિંગ અને કલેક્શન માટે તેમની આંતરિક પ્રક્રિયાઓનું મૂલ્યાંકન કરવાની પણ મંજૂરી આપે છે. ચડત રકમની ઉચ્ચ ટકાવારી બિલિંગ અથવા ફૉલો-અપ પ્રક્રિયાઓમાં અકુશળતાને સૂચવી શકે છે.
એકાઉન્ટનું માળખું પ્રાપ્ત થઈ રહ્યું છે
આ રિપોર્ટ સામાન્ય રીતે અપેક્ષિત વસ્તુઓને ચોક્કસ ઉંમરના અંતરાલમાં વર્ગીકૃત કરે છે. આ અંતરાલ કંપનીના બાકી બિલનો સ્નૅપશૉટ પ્રદાન કરે છે, જે પ્રાપ્તિની ઉંમરના આધારે મેનેજમેન્ટને કાર્ય કરવાની મંજૂરી આપે છે. સૌથી સામાન્ય માળખું છે:
- વર્તમાન (0 - 30 દિવસ): સ્ટાન્ડર્ડ ચુકવણી સમયગાળામાં હોય તેવા બિલને દર્શાવે છે. આને સામાન્ય રીતે ઓછું જોખમ માનવામાં આવે છે.
- 31 - 60 દિવસ પાછલા દેય: એવા બિલને દર્શાવે છે જે થોડા સમય સુધી ચડત નથી. આ રેન્જમાં ચુકવણી ધરાવતા ગ્રાહકોને ફૉલો-અપની જરૂર પડી શકે છે.
- 61 - 90 દિવસ પાછલા દેય: બિન-ચુકવણીના વધુ નોંધપાત્ર જોખમને દર્શાવે છે. આ એકાઉન્ટ માટે ઘણીવાર વધુ વારંવાર ફોલો-અપ અથવા સુધારેલી ચુકવણીની શરતો જેવી મજબૂત કાર્યવાહીની જરૂર પડે છે.
- 91 + ભૂતકાળની દેય તારીખ: આ કેટેગરીમાં બિલને ખૂબ જ ગેરલાભ માનવામાં આવે છે. વ્યવસાયોને આ ખાતાંઓને સંગ્રહ કરવા અથવા તેમને ખરાબ ઋણ તરીકે લખવા માટે આગળ વધારવાની જરૂર પડી શકે છે.
એજિંગ રિપોર્ટનું અર્થઘટન
- વર્તમાન પ્રાપ્તિઓનો ઉચ્ચ પ્રમાણ: આ સૂચવે છે કે મોટાભાગના ગ્રાહકો સમયસર ચુકવણી કરી રહ્યા છે, જે બિઝનેસના રોકડ પ્રવાહ માટે એક સ્વસ્થ ચિહ્ન છે.
- અગ્રણી શ્રેણીઓમાં વધારો: જો પ્રાપ્તકર્તાઓનો નોંધપાત્ર ભાગ 60 - અથવા 90-દિવસની શ્રેણીઓમાં આગળ વધી રહ્યો છે, તો તે વધુ સારી ક્રેડિટ નીતિઓની જરૂરિયાત, ગ્રાહક એકાઉન્ટની નજીક દેખરેખ અથવા કલેક્શન પ્રથાઓમાં સમાયમોને સંકેત આપી શકે છે.
- કસ્ટમર સેગમેન્ટેશન: એજિંગ રિપોર્ટનો ઉપયોગ કરીને, કંપનીઓ તેમના ગ્રાહકોને ચુકવણીની વર્તણૂકોના આધારે સેગમેન્ટ કરી શકે છે અને જેઓ નિયમિતપણે ડિફૉલ્ટ અથવા વિલંબિત ચુકવણી કરનારને ઓળખી શકે છે, જે અનુકૂળ ક્રેડિટ શરતોને મંજૂરી આપે છે.
- ખરાબ ઋણ માટે એકાઉન્ટિંગ: જ્યારે લાંબા સમયગાળા પછી પ્રાપ્ત કરી શકાય તેવું માનવામાં આવે છે, ત્યારે બિઝનેસ શંકાસ્પદ ઋણ માટેની જોગવાઈ નિર્ધારિત કરવા અને તે અનુસાર તેમના ફાઇનાન્શિયલ સ્ટેટમેન્ટને ઍડજસ્ટ કરવા માટે એજિંગ રિપોર્ટનો ઉપયોગ કરી શકે છે.
કંપનીઓ એજિંગ રિપોર્ટનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરે છે
- કલેક્શનને પ્રાથમિકતા આપો: કંપનીઓ ઓવરડ્યૂ એકાઉન્ટ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવા માટે એજિંગ રિપોર્ટનો ઉપયોગ કરે છે, જેમ કે રિમાઇન્ડર મોકલવું અથવા ચુકવણી પ્લાન પર કામ કરવું.
- ગ્રાહકો સાથે વાતચીત કરો: જો ગ્રાહકો નિયમિતપણે ઓવરડ્યૂ કેટેગરીમાં દેખાય છે, તો કંપની આ ડેટાનો ઉપયોગ ચુકવણીની શરતોને ફરીથી વાટાઘાટો કરવા માટે કરી શકે છે, સંભવત: જોખમી ગ્રાહકો માટે પ્રારંભિક ચુકવણી માટે ડિસ્કાઉન્ટ ઑફર કરી શકે છે અથવા ક્રેડિટ શરતોને કડક કરી શકે છે.
- ક્રેડિટ પૉલિસીઓને ઍડજસ્ટ કરો: સમય જતાં વૃદ્ધિની ડેટાનું વિશ્લેષણ કરવાથી પૅટર્ન જાહેર થઈ શકે છે, જે ડિફૉલ્ટ જોખમોના એક્સપોઝરને ઘટાડવા માટે વ્યવસાયોને તેમની ક્રેડિટ પૉલિસીમાં ફેરફાર કરવા માટે પ્રેરિત કરે છે.
નાણાંકીય સ્ટેટમેન્ટ પર અસર
એકાઉન્ટ રિસીવેબલ એજ એ બેલેન્સશીટનો એક મહત્વપૂર્ણ ઘટક છે. વિવિધ વૃદ્ધિની શ્રેણીઓમાં બાકી રકમ કંપનીના એકાઉન્ટ રિસીવેબલ એસેટને અસર કરે છે. ચડત રકમના નોંધપાત્ર ભાગને શંકાસ્પદ એકાઉન્ટ માટે ભથ્થુંમાં વધારો કરવાની જરૂર પડી શકે છે, જેથી ચોખ્ખી આવક અને નાણાંકીય રેશિયો જેમ કે વર્તમાન રેશિયો અને એકાઉન્ટ રિસીવેબલ ટર્નઓવર રેશિયો પર અસર થઈ શકે છે.
પડકારો અને વિચારો
- એજિંગ ઇન્ટરવલ પર ઓવર-રિલાયન્સ: જ્યારે એજિંગ રિપોર્ટ ચુકવણીની હિસ્ટ્રી પર ઝડપી નજર પ્રદાન કરે છે, ત્યારે તેઓ હંમેશા ગ્રાહકના સંપૂર્ણ ક્રેડિટ વર્તનને પ્રતિબિંબિત કરતા નથી. એક જ વિલંબિત ચુકવણી અનિવાર્યપણે અવિશ્વસનીય ગ્રાહકને સૂચવતું નથી.
- કાર્યક્ષમ ફૉલો-અપ સિસ્ટમ્સ: જો કંપનીની ઉંમર વધતા ડેટા પર કાર્ય કરવાની સંરચિત પ્રક્રિયાનો અભાવ હોય, તો ઓવરડ્યૂ એકાઉન્ટ એકત્રિત થઈ શકે છે, જે ચુકવણી રિકવર કરવાનું મુશ્કેલ બનાવે છે.
- ક્રેડિટ રિસ્ક મેનેજમેન્ટ: તમામ ઓવરડ્યૂ એકાઉન્ટમાં સમાન લેવલનું જોખમ નથી. કેટલાક વ્યવસાયોમાં લાંબી ચુકવણી સાઇકલ હોઈ શકે છે જે કુદરતી રીતે પછીની ચુકવણી તરફ દોરી જાય છે. એજિંગ રિપોર્ટનું વિશ્લેષણ કરતી વખતે આ પરિબળોનું મૂલ્યાંકન કરવું મહત્વપૂર્ણ છે.
ઓટોમેશન અને આધુનિક સાધનો
ઘણી એકાઉન્ટિંગ સિસ્ટમ્સ હવે એકાઉન્ટ્સની પ્રાપ્તિને સ્વચાલિત કરે છે, મેન્યુઅલ પ્રયત્નો ઘટાડે છે અને વ્યવસાયો માટે વાસ્તવિક સમયમાં પ્રાપ્તિઓની દેખરેખ રાખવાનું સરળ બનાવે છે. આ સિસ્ટમ્સ ડાયનેમિક એજિંગ રિપોર્ટ્સ બનાવે છે, ચડત રકમની ચુકવણી માટે ઍલર્ટ ઑફર કરે છે અને કાર્યક્ષમતા વધારવા માટે કલેક્શન પ્રક્રિયાઓ સાથે એકીકૃત કરે છે.
તારણ
એકાઉન્ટ રિસીવેબલ એજ એ કંપનીના ફાઇનાન્શિયલ સ્વાસ્થ્યનું સંચાલન કરવાનું એક મૂળભૂત પાસું છે. તે ગ્રાહક ચુકવણીનું વર્તન, રોકડ પ્રવાહની સ્થિરતા અને કંપનીની ક્રેડિટ અને કલેક્શન નીતિઓની અસરકારકતા વિશે જાણકારી પ્રદાન કરે છે. નિયમિતપણે એજિંગ રિપોર્ટની સમીક્ષા કરવાથી કંપનીઓ ઓવરડ્યૂ એકાઉન્ટ પર કાર્ય કરી શકે છે, ક્રેડિટ જોખમોને મેનેજ કરી શકે છે અને કૅશ ઇનફ્લો અને આઉટફ્લો વચ્ચે સ્વસ્થ બૅલેન્સ સુનિશ્ચિત કરી શકે છે.
